メールを書くのに時間がかかっていませんか。
「失礼ではないか」
「稚拙に見えないか」
と悩み、
一通のメールに時間をかけてしまう人は少なくありません。
「よろしくお願いします」
だけで締めていいのか。
件名はこれで伝わるのか。
メールを作成する時に考えることは多いですよね。
そんな方の為に
この記事では、状況ごとに使える言い回しを整理しました。
この記事は、説明がうまくいかず悩んでいた私が、言葉の使い方や説明の組み立て方を意識するようになった過程をまとめたシリーズの一部です。
① 冒頭の挨拶｜「いつもお世話になっております」以外の大人表現
毎回同じ挨拶になっていませんか。
言い回しを少し変えるだけで、信頼性を高めることができます。
■ 丁寧で落ち着いた印象（社外用）
- 平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
- 日頃より多大なるご尽力をいただき、心より感謝申し上げます。
- 先日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
■ やや柔らかい印象
- 先日はありがとうございました。
- ご連絡ありがとうございます。
- いつも迅速なご対応をいただき感謝しております。
② 依頼するとき｜相手を不快にさせないフレーズ
メールで依頼をする時は、クッションを入れると柔らかい印象にすることができます。
■ クッションを入れる
- お手数をおかけしますが、お願いいたします。
- ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認ください。
- 差し支えなければ、ご対応をお願いできますでしょうか。
- 可能な範囲でご検討いただけますと幸いです。
■ 理由を添える
- 業務の都合上、〇日までにご確認をお願いいたします。
- 手続き上必要となるため、ご提出をお願いいたします。
③ 締めの言葉｜「よろしくお願いします」だけで終わらせない
「よろしくお願いします」だけでは、何をお願いしているのか分かりません。
場面に応じて締めの言葉を使い分けましょう。
■ 資料等の確認をお願いする時
- ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
- 内容をご確認いただき、ご意見を頂戴できれば幸いです。
- 修正点がございましたらお知らせください。
■ 報告・情報共有する時
- 取り急ぎご報告まで。
- 参考までに共有いたします。
- ご不明点がございましたらお知らせください。
■ 無理なお願いをする時
- お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
- ご負担をおかけしますが、ご検討のほどお願い申し上げます。
- 難しいお願いとなり恐縮ですが、ご協力いただけますと幸いです。
■ こちらから確認する時
- ご確認の上、ご指示いただけますでしょうか。
- ご判断をお願いできればと存じます。
- ご都合のよいタイミングでご教示ください。
④ 件名の書き方｜目的別テンプレ
件名は相手に行動してほしいことを記載しましょう。
■ 確認依頼する時
- 【〇〇の件】ご確認のお願い（〇日まで）
- 【資料確認依頼】△△について
- 【要確認】〇〇修正版のご確認
■ 情報共有・報告する時
- 【ご報告】〇〇の進捗について
- 【情報共有】△△の対応状況
- 【完了報告】〇〇の件
■ 至急のお願いをする時
- 【至急】〇〇のご対応のお願い
- 【本日中】△△のご確認について
- 【緊急】〇〇修正のお願い
※本当に急ぎの場合のみ使用。
■ 催促する時
- 【再送】〇〇の件につきご確認のお願い
- 【確認依頼（再）】△△について
- 【ご確認状況のお願い】〇〇の件
⑤ 万能ビジネスメールテンプレ（基本型）
毎回ゼロから書くのではなく、テンプレを使うと時間短縮にも繋がります。
件名：
【〇〇の件】ご確認のお願い（〇日まで）
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇（会社名・部署名）の△△です。
さて、〇〇の件につきましてご連絡いたしました。
現在、〇〇の対応を進めておりますが、
△△についてご確認をお願いしたく存じます。
つきましては、
〇月〇日（〇）までにご回答いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
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署名
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⑥ 催促メール本文例
- 先日お送りした〇〇の件について、その後いかがでしょうか。
- 行き違いでしたら申し訳ございません。
- ご確認状況をお知らせいただけますと幸いです。
⑦ 伝わるメールの書き方
伝わるメールの書き方については、こちらの記事で紹介しています。
