メールが分かりにくいと言われたことはありませんか？
伝わるメールの書き方には、実は誰でも再現できる「型」があります。
本記事では、メールが分かりにくくなってしまう会社員の方向けに、要点が伝わるビジネスメールのコツを例文つきで解説します。
「この前のメール、ちょっと分かりにくかったかも」
「結局、何をしてほしいのか分からなかった」
そんなふうに言われて、地味にショックを受けた経験はありませんか。
自分なりに丁寧に書いたつもりなのに、
・文章が長くなってしまう
・背景説明を書きすぎてしまう
・気づけば要点がぼやけている
その結果、「伝えたいことが良く分からない」メールになってしまう。
そんな経験をしたことがある方もいるのではないでしょうか。
でも安心してください。
メールが分かりにくくなる原因は、センスや才能の問題ではありません。
ちょっとした書き方のクセを直すだけで、驚くほど伝わりやすくなります。
この記事では、
「伝わるメールを送る時に意識したい6つのポイント」を
具体例つきで分かりやすく解説します。
【伝わるメールの書き方①】「〜させていただく」を減らす
丁寧にしようとして、つい多用しがちな
「〜させていただく」。
実はこれ、文章を重たくして、読みづらくする原因になります。
「させていただく」は謙譲語なので、
使いすぎると文章が冗長になり、要点がぼやけます。
👉「～させていただく」を減らして文章をスッキリさせましょう。
「させていただく」を多用すると
・一文が無駄に長くなる
・テンポが悪くなる
・相手が最後まで読んでくれなくなる
例文紹介
【添削前】
資料を送付させていただきますので、ご確認させていただけますと幸いです。
【添削後】
資料を送付しますので、ご確認いただけますと幸いです。
【伝わるメールの書き方②】一文一義を意識する
一文に情報を詰め込みすぎると、
読み手は「結局何が言いたいの？」となります。
一文一義を意識すると、
相手は内容を整理しながら読めるようになります。
👉一文一義を意識して、一文を短くしましょう。
（「〜ですが」で無駄につなげない）
一文が長いとどうなるか
・主語と述語の関係が分かりにくい
・途中で読む気がなくなる
・重要な要件が埋もれる
例文紹介
【添削前】
明日の会議についてですが、資料の修正が必要になりましたが、対応可能でしょうか。
【添削後】
明日の会議についてご連絡します。
資料の修正が必要になりました。
本日中にご対応可能でしょうか。
【伝わるメールの書き方③】同じ言葉を繰り返さない
同じ言葉が何度も出てくると、
文章が単調になり、読みづらくなります。
少し言い換えるだけで、
文章が一気に自然になります。
👉同じ言葉を繰り返さずに、言い換えをする
同じ言葉を繰り返すとどうなるか
・くどい印象になる
・雑な文章に見える
・内容が頭に入りにくい
例文紹介
【添削前】
資料を確認しました。
資料についてですが、資料の修正が必要です。
【添削後】
資料を確認しました。
内容について、いくつか修正が必要です。
【伝わるメールの書き方④】時系列で書かない
ビジネスメールでは、
相手が最初に知りたいのは「結論」です。
結論が先にあるだけで、
相手の理解スピードは大きく変わります。
👉結論を最初に記載する
（時系列で書かない）
時系列で書くとどうなるか
・最後まで読まれない
・要点が伝わらない
・返信が遅くなる
例文紹介
【添削前】
昨日お打ち合わせした内容をもとに、社内で検討した結果、A案で進めたいと考えております。
【添削後】
A案で進めたいと考えています。
昨日のお打ち合わせ内容をもとに、社内で検討しました。
【伝わるメールの書き方⑤】「の」を繰り返し使わない
「の」が続くと、
文章がもたついて読みにくくなります。
助詞を整理するだけで、
文章のリズムが良くなります。
👉「の」を繰り返し使わない
「の」を繰り返すとどうなるか
・意味が取りづらくなる
・一気に素人っぽい文章になる
例文紹介
【添削前】
明日の会議の資料の修正の件について連絡します。
【添削後】
明日の会議資料について、修正の件をご連絡します。
【伝わるメールの書き方⑥】「」を使って文章にメリハリを出す
重要な言葉や相手にしてほしい行動は、
視覚的に目立たせると伝わりやすくなります。
また、相手が要点を見落としにくくなります。
👉「」を使って文章にメリハリを出す
メリハリを付けないとどうなるか
・どこが大事なのか分からない
・要件を見落とされる
例文紹介
【添削前】
可能であれば本日中にご返信をお願いします。
【添削後】
可能であれば「本日中」にご返信をお願いします。
よくある質問（FAQ）
Q1. メールが分かりにくいと言われる一番の原因は何ですか？
結論が後ろにあることと、一文が長すぎることがほとんどです。
特に「〜ですが」で文をつなぐクセがあると、要点がぼやけます。
Q2. 伝わるメールを書くために、まず何から直せばいいですか？
最初に直すべきなのは「結論を先に書くこと」です。
これだけで、相手の理解スピードが大きく変わります。
Q3. ビジネスメールで敬語を減らしても失礼になりませんか？
「〜させていただく」を減らしても問題ありません。
必要な敬語だけを残せば、むしろ読みやすく、丁寧な印象になります。
まとめ：伝わるメールは「センス」じゃなく「型」
メールが分かりにくいと言われると、
「自分って文章下手なのかな…」と落ち込みがちです。
でも実際は、
ほとんどの人が同じような書き方のクセで損をしています。
今回紹介したポイントをおさらいします。
伝わるメールを送るために意識すること
- 「〜させていただく」を減らす
- 一文一義で、一文を短くする
- 同じ言葉を繰り返さない
- 結論を最初に書く
- 「の」を使いすぎない
- 「」でメリハリをつける
最初から全部を完璧にやる必要はありません。
まずはひとつだけ意識してみてください。
「今日は結論を最初に書こう」
「今日は一文を短くしよう」
それだけで、
「メール分かりやすいね」と言われる回数は、確実に増えます。
あなたのメールは、
ちゃんと工夫すれば、もっと伝わるようになります。
今日送る1通から、ぜひ試してみてください。
