会議の進行は誰も教えてくれない
若手公務員として働いていると、
「まだ自分は聞く側だ」と思っていても、
意外と早い段階で 打ち合わせや会議の開催者・進行役 を任されます。
課内の打ち合わせ、
関係部署との調整、
外部との協議、
方針説明の場。
準備はしてきたつもりなのに、
- どう切り出せばいいか分からない
- 何となく話が始まり、何となく終わる
- 終わったあと、変な空気だけが残る
そんな経験はありませんか。
でも実は、
打ち合わせ・会議がうまくいかない原因は、
若手だからでも、話下手だからでもありません。
多くの場合、
「進行の考え方」を誰にも教わっていないだけです。
① 最初に「打ち合わせ・会議の目的」を明確にする
これは、
今では「一番大事だな」と思っているポイントです。
ただ、正直に言うと、
昔の私はあまり意識していませんでした。
「資料を見れば分かるだろう」
「流れで伝わるだろう」
そんなふうに思っていました。
よくある進行（うまくいかない例）
- 「じゃあ始めます」
- いきなり資料説明に入る
参加者の表情を見て、
「あれ、反応が薄いな…」
と感じたことがあります。
今思えば、
参加者はこう思っていたはずです。
「今日は何を決める会議なんだろう？」
「聞くだけでいいのかな？」
こう言うだけでOK
- 「今日の打ち合わせの目的は、○○を整理することです」
- 「今回は方向性のすり合わせが目的です」
たったこれだけですが、
最初の30秒で言うようにしてから、
会議の空気が少し落ち着くようになりました。
② 今日のゴールを先に共有する
目的を伝えても、
「今日はどこまで話すのか」が見えないと、
参加者はどうしても様子見になります。
私も以前、
ゴールを決めないまま進めてしまい、
話が広がりすぎて
「で、今日は何だったんだっけ？」
という会議にしてしまったことがあります。
よくある進行（うまくいかない例）
- 結論を出すのか分からない
- 話があちこちに飛ぶ
- 終わりどころが見えない
こう言うだけでOK
- 「今日はここまで決めます」
- 「今日は論点整理までにします」
- 「結論は次回に持ち越します」
ゴールを先に言っておくだけで、
「今日はここまででいいんだ」
と、参加者も安心して話してくれます。
③ 最初に大枠を伝え、頭の中に「地図」を描いてもらう
会議が分かりにくくなるとき、
話の内容そのものより、
全体像が見えないことが原因だったりします。
私自身、
話している途中で
「今、何の話をしてたんだっけ」
と自分で迷子になったこともあります。
だから最近は、
最初に会議全体の「地図」を
描くようにしています。
よくある進行（うまくいかない例）
- 話題が行ったり来たりする
- 「さっきの話、どこいった？」となる
- 話のつながりが見えない
こう言うだけでOK
- 「今日は大きく3つの話をします」
- 「まず全体を確認してから、細かい話に入ります」
- 「今は①の話をしています」
最初に大枠を伝えておくと、
参加者が
「今はこの辺の話だな」
と頭の中で整理しながら聞いてくれます。
④ 全部説明しようとしない
若手の頃ほど、
「ちゃんと説明しなきゃ」と
力が入りがちです。
私も、
「説明不足だと思われたくない」
その一心で、
経緯を最初から全部話していた時期があります。
でも途中で、
参加者の目が少しずつ遠くなっていくのを見て、
「あ、やりすぎたな」
と気づきました。
よくある進行（うまくいかない例）
- 経緯を最初から全部説明
- 前提条件を細かく話しすぎる
- 本題に入る前に疲れる
こう言うだけでOK
- 「結論から言います」
- 「ポイントだけ説明します」
足りなければ、
向こうから質問が来ます。
全部話さなくても、大丈夫です。
⑤ 発言を促すときは、具体的に聞く
会議が静かになると、
進行役はどうしても焦ります。
私も、
沈黙が続くと
「何か言わなきゃ」と思ってしまい、
ついこんな一言を投げていました。
よくある進行（うまくいかない例）
- 「何か意見ありますか？」
- （沈黙）
- さらに気まずくなる
今思えば、
参加者は
「何について言えばいいのか分からない」
だけだったのだと思います。
こう言うだけでOK
- 「○○の点で、気になるところはありますか？」
- 「実務的に問題になりそうな点はありますか？」
聞き方を変えるだけで、
意見が出るようになります。
⑥ 脱線したら、目的に立ち返る
会議中、
話が広がること自体は悪くありません。
ただ、
若手が進行していると、
「止めていいのかな」
と遠慮してしまうこともあります。
私も最初は、
脱線しているのに
何も言えず、
時間だけが過ぎていく会議を
何度も経験しました。
よくある進行（うまくいかない例）
- 脱線しても止められない
- 話が広がり続ける
- 肝心なことが決まらない
こう言うだけでOK
- 「一度、今日の目的に戻します」
- 「今日は○○を決める会議なので、そこに戻ります」
これは失礼ではありません。
むしろ、
進行役として必要な一言です。
まとめ｜進行は、うまくやろうとしなくていい
打ち合わせ・会議の進行が
毎回うまくいかないと、
「自分、向いてないのかな」
と思ってしまいます。
私も、今でも
「今日は微妙だったな」と
反省する会議はあります。
でも、
- 目的を伝える
- ゴールを示す
- 大枠（地図）を描く
この3つを
最初に言葉にするだけで、
会議は前よりずっと進めやすくなりました。
若手公務員に求められているのは、
完璧な進行ではありません。
参加者を迷わせないこと。
まずはそれだけで、十分だと思います。
