こんにちは！カメです！
社会人になると誰かに説明する機会、たくさんありますよね。
大学生までは、何となく相手に話が伝われば、なんとなく生きてこれましたが、社会人になるとそうは言ってられません。
上司やお客さん、部下など…毎日が説明する機会でいっぱいです。
説明が下手だと、第一印象で「この人、仕事できなさそうだな…」と思われます。
今回は伊藤洋一氏の『１分で話せ』の内容に触れながら、説明のコツについてご紹介します。
この本は一言で言うと「１分で話をまとめ、相手を動かす方法が分かる本」です。
特に、「説明がまとまらない…」という方に読んでもらいたい本です。
読むと、職場で上司に説明などする際に、気を付けるべきポイントが分かります。
今回は、本書を読んで僕自身、「特に気を付けなければいけないな」と思ったポイントを３つ紹介します。
「特に気を付けなければいけないな」と思った３つのポイント
１．「伝えるべき結論はなにか」はっきりさせる
以下『１分で話せ』の記載内容
考える＝結論を導き出す －事実やデータは結論ではない
『１分で話せ（伊藤洋一）』
説明をする際に最初に考えるべきは、「伝えるべき結論はなにか」をはっきりさせることです。
結論が無い話は、何が言いたいのか分かりません。また、「結論」とは単なる事実やデータではありません。それら情報から何が言えるか。それが「結論」であります。
以下カメの意見
本書を読んでから、事実やデータに触れたとき、そこから何が言えるのか。という所まで、思考を巡らせるようになりました。
僕自身、事実のみを報告して、そこからどう動きべきかの判断を上司に任せてしまっていた時期がありました。部下を持って分かったことですが、判断を丸投げされると「考えは無いのかな？」と感じます。
正解かどうかに限らずに、自分なりの意見と根拠を持つ姿勢が大事であることに気付きました。
２．説明は必要最小限にする
以下『１分で話せ』の記載内容
「基本的に」は不要 －いらない言葉をいかに削るか
『１分で話せ（伊藤洋一）』
文字数が多いほど、相手に伝わりにくくなります。説明と資料作成は「スッキリ・カンタンに」を意識して言葉を削ることが大事です。
また、次の言葉は説明に不要です。
- 「基本的に」→不要
- 「先に述べたように」→不要
- 「の観点で」「を念頭に」→不要
無くても意味が通じるのであれば、とことん言葉を削りましょう。
「調べたこと、頑張ったことを全て伝えたい。」「頑張ったなと思ってほしい。」というのは話し手のエゴです。
聞き手が欲している必要最低限の情報まで削りましょう。
以下カメの意見
僕自身、話をする際に、「基本的には」や「～の観点で」を使っていました。他にも「～していただきました」などの丁寧すぎる敬語も、無駄に文章を長くする要因であると気付きました。
本書を読んでから、「すっきり、簡潔」な説明を意識しています。
３．会議ではポジションを取る
以下『１分で話せ』の記載内容
会議では「ポジション」を取るのが大事
『１分で話せ（伊藤洋一）』
会議では、ポジションを取ることが大事です。「白かもしれないし、黒かもしれない」ではなく「白」か「黒」か決める。誰かが何かポジションをとらないと、議論が進みません。
間違ってても、自分意見をしっかりいうことが、上司との信頼関係を築く上でも、大事なことです。
以下カメの意見
僕自身、社会人なりたての時は、自分の意見を伝えることが苦手でした。
意見が的外れで、呆れられたらと思うと発言できなくなってしまいました。
しかし、今では会議の中でも意見を言えるようになりました。自分の立場を意識して発言するようにしたからです。
例えば、「担当者の私としては」や「実際に話をした立場からすると」などの立場を意識した意見は、自分だけの意見となります。
言ってしまえば、私が言ったことが正解となるので、自信を持って伝えることができます。
また、会議の中で自分の意見を伝えると、議論が活発化することも肌で感じました。
時には、上司と反対意見になることもありましたが、より深いところまで話をすることにつながりました。
さいごに
説明力をテーマにした本を数多く読んできました。
本書の内容はシンプルですが、説明する上で大事なことが書いてあります。
また、すぐに実践できる内容でもあるため、説明力に悩んでいる人は読むべき本です。
コメント